Branche: NGO / Gemeinnützige Organisationen / Fundraising
Thema: Nachverfolgbarkeit von Spenden
Tools: Python (Django), PostgreSQL, Docker, git
Kontext: Warum Adveniat Nachverfolgbarkeit von Spenden neu gestalten musste
Schaffung von Transparenz in unterschiedlichen Kontexten ist ein Thema, das datenbasierte Lösungen enorm vorantreibt. Waren es vor einigen Jahren noch hauptsächlich Transport- und Logistikanbieter, die innovative Lösungen für Tracking / Nachverfolgung (und natürlich auch für Vorhersagen) entwickelt haben, sehen sich immer mehr Unternehmen mit der Notwendigkeit konfrontiert, Transparenz über verschiedene Prozesse schaffen zu müssen. So ist das Thema Traceability aktuell für Medizintechnikhersteller besonders relevant, da ein europäisches Gesetz die nahtlose Nachverfolgung von implantierbaren Geräten bis 2024 fordert. Die Umsetzung des Lieferkettengesetzes ist eine große Herausforderung für viele. Und: In Deutschland müssen gemeinnützige Organisationen seit Kurzem die Verfolgbarkeit von zweckgebundenen Spenden auf Transaktionsbasis sicherstellen. Unser Kunde Adveniat musste handeln.
Was wir getan haben
Enterbrain und StatSoft haben gemeinsam für Adveniat (Bischöfliche Aktion Adveniat) eine Web-App entwickelt, die erfasste Spenden an ihren Verwendungszweck koppelt und damit den regulatorischen Anforderungen nachkommt.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Die relevanten Daten liegen in unterschiedlichen Systemen vor: Spenden- und Verwendungsaktionen werden von zwei unterschiedlichen Softwareprodukten verwaltet und in zwei Datenbanken vorgehalten. Zudem gibt es diverse Arten von zweckgebundenen Spenden, die sich in den Anforderungen der Nachverfolgbarkeit und Darstellung unterscheiden. Mitarbeiter*innen von Adveniat haben unterschiedliche Zugriffsrechte auf Nutzer*innen, Spenden und Zuordnung der Spenden. Die Lösung sollte eine schnelle und zuverlässige Nachverfolgung ermöglichen und die notwendige Flexibilität für sich dynamisch ändernde Anforderungen bereitstellen. Die Applikation sollte zudem Visualisierungen der Projektzuordnung auf verschiedenen Hierarchieebenen ermöglichen und Mitarbeiter*innen die Zuweisung der Spenden ermöglichen.
Wie wir vorgegangen sind
Enterbrain, StatSoft und Adveniat haben das Projekt in einem agilen Prozess umgesetzt. So konnten Anforderungen bedient und zugleich neu entstehende Bedürfnisse berücksichtigt werden.
Grundlage der Applikation ist die Implementierung eines Data Warehouse in einer Private Cloud, um bestmöglich mit den sensiblen Daten der Spender*innen umzugehen. Einmal täglich werden neue Daten der beiden zugrundliegenden Datenbanken über ein automatisches Update abgefragt und in der Private Cloud zusammengeführt. Die zeitnahe und präzise Nachverfolgung wird so möglich. Außerdem werden für administrative Zwecke vollständige Berichte über längere Zeiträume erstellt.
Das System berücksichtigt auch komplexere Fälle wie zum Beispiel die Rückbuchung von Spenden oder das Zuweisen von Teilbeträgen zu einzelnen Spendenprojekten. Das kann manchmal notwendig sein, um eine gerechte und sinnvolle Verteilung der zweckgebundenen Spenden zu ermöglichen. Über ein aufgeräumtes, intuitiv zu bedienendes User Interface können Mitarbeiter*innen von Adveniat schnell eine Gesamtsicht über die Zuweisungen an Projekte oder Fonds erhalten.
Ergebnis und Erreichtes
Mit der Webapplikation erfüllt Adveniat die regulatorischen Anforderungen an gemeinnützige Organisationen und kann lückenlos und widerspruchsfrei die zweckgebundene Verwendung der Spenden dokumentieren. Durch die Möglichkeiten der Webapplikation sparen Mitarbeiter*innen deutlich höhere Aufwände für die Herstellung einer internen Transparenz und können (Rück-/Um-) Buchungen unkompliziert verwalten.
